量院党办〔2005〕15号
第一章 总则
第一条 为使我校机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据上级有关规定，制定本办法。
第二条 我校机关公文，是机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条 党委办公室、学校办公室是校机关公文处理的管理机构，主管并负责指导学校各单位（部门）机关公文处理工作。
第五条 党委办公室、学校办公室要发扬密切联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。
第六条 党委办公室、学校办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识，有敬业、奉献精神，作风正派，恪尽职守。
第七条 公文处理必须做到及时、准确、安全。
第八条 各单位（部门）公文处理工作中，应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。
第二章 公文的种类和文件划分
第九条 我校机关公文种类主要有:
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通知：适用于发布党政法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。
（三）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（四）批复：适用于答复下级机关的请示。
（五）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
（七）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
（八）函：适用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（九）会议纪要：适用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
第十条 根据行文制度，学校文件划分为以下几种：
（一）中共中国计量学院委员会文件
由党委办公室统一编号。文头用《中共中国计量学院委员会文件》，盖校党委印章；或根据需要用《中共中国计量学院委员会 中国计量学院文件》文头，盖校党委和学校印章。
（二）中国计量学院文件
由学校办公室统一编号，文头用《中国计量学院文件》，盖学校印章。
（三）中共中国计量学院纪律检查委员会文件
用于校纪委职责范围内事项的行文，由党委办公室统一编号，文头用《中共中国计量学院纪律检查委员会文件》，盖校纪委印章。
（四）中国计量学院党委办公室、学校办公室文件
由党委办公室、学校办公室统一编号，文头用《中国计量学院党委办公室文件》或《中国计量学院办公室文件》，盖党委办公室或学校办公室印章。
（五）中国计量学院处发文件
校内各单位（部门）发文用处发文件行文。机关各职能处室的处发文件编号由党委办公室、学校办公室负责，各二级学院发文编号由所在学院的办公室负责。
（六）中国计量学院会议纪要
1、《中共中国计量学院委员会会议纪要》，记载和传达校党委会的讨论情况和决定事项，由党委办公室负责记录和整理，送党委书记审定，党委办公室印发。
2、《中国计量学院校长办公会会议纪要》，记载和传达校长办公会的讨论情况和决定事项，由学校办公室负责记录和整理，送校长审定后，学校办公室印发。
3、《中国计量学院专题会议纪要》，记载和传达学校专题会议的讨论情况和议定事项，由具体承办会议的部门负责记录和整理，送主持会议的学校领导审定，由具体办会部门印发。
（七）中国计量学院非常设机构文件
学校各类非常设机构根据工作需要和其职权可以自行发文，文件编号用非常设机构办公室所在的职能部门发文代字。
第三章 公文格式
第十一条 机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、印发份数等部分组成。
（一）秘密公文应当分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急文件应当标明“特急”、“急件”。确定公文的紧急程度应实事求是，防止随意性。
（三）发文单位标识应当写全称或者规范化简称。
（四）发文字号应当包括发文机关代字、年份、顺序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。各发文单位的代字统一规定。
（五）上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的文件，由主办单位加盖印章；联合下发的文件，联合发文单位都应加盖印章。
（十）成文时间，以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发领导人的签发日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十二条 机关公文常用格式如下：
（一）用纸幅面：A4纸（长297mm，宽210mm）。
（二）页边与版心尺寸：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。
（三）秘密等级和保密期限：3号黑体，顶格，版心右上角第1行，两字之间空一字。
（四）紧急程度：3号黑体，版心右上角第1行（如需同时标识秘密等级和紧急程度，标识在版心右上角第2行）。
（五）发文字号：3号仿宋体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。
（六）公文标题：2号标宋，居中。
（七）主送单位：标题下空一行，3号仿宋，左侧顶格，回行时仍顶格。
（八）正文：3号仿宋，每面22行，每行28字，数字、年份不能回行。
（九）附件：正文下空一行，左空2字，3号仿宋。
（十）成文时间：3号仿宋，用汉字将年、月、日标全，零写为“○”。
（十一）附注：3号仿宋，居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行。
（十二）主题词：3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；词目3号标宋；词目之间空1字。
（十三）抄送：主题词下一行，左空1字，3号仿宋；抄送单位用“，”隔开，在最后一个抄送单位后标句号。
（十四）印发单位与印发时间：位于抄送单位之下占一行位置，3号仿宋；印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
第四章 行文规则
第十三条 行文应确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十四条 机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（一）中共中国计量学院委员会可以向上级或下级党政行文，中国计量学院可以向上级或下级行政组织行文。根据工作需要，中共中国计量学院委员会和中国计量学院可以联合向上级或下级党政行文。
（二）中共中国计量学院纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下级行文。
（三）中国计量学院党委办公室、学校办公室根据党委和校长授权，可以向各党总（直）支，各二级学院、部、处，校直属单位行文。党委和行政其它部门在各自职权范围内可以分别向各党总（直）支和二级单位行文通报情况、安排专项工作，但不得发布指示性公文。
（四）中国计量学院工会委员会，可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。
（五）共青团中国计量学院委员会，可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。
（六）校党委和校行政各职能部门之间依据职权可以互相行文，各单位一般不得越级行文。
（七）同级党委或行政部门必要时可以联合行文。
（八）不相隶属机关之间一般用函行文。
（九）各单位（部门）内设机构除办公室外，不得对外正式行文，更不能代表学校。现代科技学院、成人教育学院（继续教育学院）经请示主管校领导后可以单独使用本单位文头向外行文。
第十五条 发文机关之间对有争议的问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，学校有权责令纠正或撤销。
第十六条 “请示”应当一事一文，言简意骇；一般只写一个主送单位，如需要同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级单位。
“报告”中不得夹带请示事项。
第十七条 “意见”既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。
第十八条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十九条 “函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
第二十条 “决定”、“通报”2个文种用于奖励时的区别为：“决定”适用于经学校研究决定的奖励；“通报”适用于经专门性专家委员会（或评审委员会）或非常设机构等评定的各类奖励。
第五章 公文办理
第二十一条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第二十二条 需要办理的公文，文秘工作人员应及时提出拟办意见送党委办公室、学校办公室主任和有关领导批示，或者有关单位（部门）办理。紧急公文，应当提出办理时限。
第二十三条 各单位（部门）需要请示学校或需要学校转报上级部门批准的事项，应当抓紧做好前期工作，并及时上报，给学校留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。
第二十四条 各单位（部门）接到承办公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对领导批办的公文，要认真搞好催、查、办。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当立即退回交办的部门并说明理由。
第二十五条 凡需要有关单位（部门）会签的公文，承办单位要主动会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。
第二十六条 送领导批示或者交有关单位（部门）办理的公文，党委办公室、学校办公室要负责催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。
第二十七条 草拟公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示，完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。
（二）全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施要切实可行。
（三）观念明确，情况属实，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述准确，篇幅力求简短。
（四）人名、地名、数字、引文准确。汉字和标点符号用法规范；引用公文应当先引标题，后引发文字号；日期应当写具体的年、月、日，不要把“20××年”简写成“××年”。
（五）公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数字。
（六）公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号，如第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（七）文种、格式使用正确。
第二十八条 校党委、行政的重要文件由党委书记、校长或主持工作的副书记、副校长签发，一般文件由分管该项工作的副书记、副校长签发；纪委的文件由纪委书记签发，校工会的文件由工会主席签发，校团委的文件由团委书记签发，处发文件由部门负责人签发。
第二十九条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
第三十条 草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。
第三十一条 重要公文在送领导人签发之前，应当由党委办公室、学校办公室审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
第三十二条 各类公文的校对和封发，由主办单位负责。
第三十三条 主送学校的请示、报告、意见一般报送2份，需学校党委会、校长办公会议审议的报送10份。
第三十四条 凡报送学校的各类公文，均由党委办公室、学校办公室机要秘书统一签收。未经主要负责人签发或未经协商的上报公文，党委办公室、学校办公室不予受理，并告知发文单位按规定重新上报。
请示中有涉及其他职能部门职责的事项，主办单位须事先与相应的职能部门协商和沟通，并经有关部门负责人会签后上报。
第三十五条 上级党委和行政机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经校党政领导或者党委办公室、学校办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。各单位不得擅自翻印。密码电报不得翻印、复制。
第三十六条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第三十七条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。
第三十八条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。
第三十九条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案馆移交。个人不得保存应当归档的公文。
第四十一条 没有归档和保存价值的公文，经过鉴定和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，并由两人监销，保证不丢失，不漏销。
第七章 附 则
第四十二条 本办法由党委办公室、学校办公室负责解释。
第四十三条 本办法自发布之日起实施。
二○○五年七月八日
