中量大档案〔2019〕2号
第一条 为加强学校实物档案管理，有效地保护和利用档案资源，根据《高等学校档案管理办法》《中国计量大学档案管理办法》的有关规定，制定本办法。
第二条 实物档案是指学校在教学、科研、管理以及公务交往等活动中形成的、具有保存价值的实际物品。
第三条 学校对实物档案实行统一登记、集中管理的原则。凡能反映学校发展和特色的实物档案由学校档案馆集中收藏和管理，其他具有一般保存价值的实物，由相关部门、学院存放保管。
第四条 各学院、部门要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位的职责范围，明确专人负责，按期向学校档案馆移交。
第五条 实物档案属于学校财产，任何单位和个人不得把实物档案占为己有。学校鼓励师生员工将属于个人所有，但能够反映学校历史面貌的证书、证件、徽章等实物向学校档案馆捐赠，所有权属于个人。
第六条 归档范围
（一）荣誉性实物。从事教学、科研、管理、对外服务和文体赛事等各类重大活动中获得省部级以上奖励的奖章、奖杯、奖牌、锦旗、奖状、证书等。
（二）印信实物。学校更名、内设机构变更或撤销等原因使用过的印章、印模，学校领导在工作中使用过的有保存价值的用品及签名章。
（三）领导、名人的题词及字画。省部级以上领导和著名人士给学校的题词、签名、贺信，以及其赠送给学校的各类字画作品。
（四）赠品、礼品及纪念品。国际友人或国内外友好单位赠送给学校的、有保存价值的礼品和纪念品；校友会和知名校友赠送给学校的有保存价值、便于保管的特定物品，以及校庆接收的纪念物品；学校、各单位及其领导在公务活动中接收的、有保存价值的纪念品和礼品；师生员工捐赠的，能反映学校历史面貌的物品。
（五）反映学校不同时期的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章、信笺、信封、贺卡等样品。
（六）学校发展中有纪念意义的物品，包括牌、匾等物品。
（七）能够反映学校重大历史活动，具有保存价值的其他实物。
第七条 归档要求
（一）列入归档范围内的实物档案，由各单位档案员负责收集登记，填写《中国计量大学实物档案移交目录清单》一式两份，于次年6月底前向学校档案馆移交。具有重要保存价值的物品，应随时向学校档案馆移交。
（二）校庆或其他重大活动中收到的礼品，经主管部门负责人鉴定，需永久保存的，在活动结束1个月内向学校档案馆移交。
（三）各类实物档案归档时应附文字说明，其中，获奖类文字说明包括获奖名称、获奖单位、获奖日期、颁奖单位；字画和礼品类应说明物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人。
（四）学校档案馆随时接收师生员工的捐赠，并向捐赠者颁发捐赠证书。
第八条 保管与利用
（一）实物档案由学校档案馆集中保管，配备专门的柜架、装具妥善存放，采取防盗、防火、防潮等有效措施，确保实物档案安全。
（二）学校档案馆对接收的实物整理后进行图像采集、逐件编制档号，并制作档号标签粘贴于实物背面或反面。
（三）有关单位如需使用学校档案馆保管的实物档案，必须办理借用手续，借用手续需存档。借出的实物档案，借用单位应负责妥善保管，不得污损、遗失。
（四）获奖部门需要悬挂、摆放获奖类的实物档案，应在学校档案馆办理借用手续，制作复制件后将原件及时归还。
第九条 本办法由档案馆负责解释。
第十条 本办法自发文之日起施行，原《中国计量学院实物档案管理办法》（量院办〔2006〕50号）同时废止。
附件：中国计量大学实物档案移交目录清单
中国计量大学办公室 2019年11月7日印发
