中量大档案〔2019〕1号
第一条 为加强声像档案管理，更好地发挥声像档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》《中国计量大学档案管理办法》的有关规定，制定本办法。
第二条 声像档案是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种声像载体，包括照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影像胶片、缩微胶片、光盘等专门载体及配套的文字说明材料。
第三条 声像档案记录信息的形式、制作方法、保管条件、利用方式与纸质档案不同，必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
第四条 声像档案由形成单位负责本单位声像材料的收集、整理、归档工作，实行声像制作与其它文件材料的收集、整理、归档工作同步进行，确保声像档案的完整、准确、系统和安全。
第五条 声像档案由学校档案馆实行集中统一管理，并负责对全校声像档案工作的业务指导、监督和检查。立卷单位应按规定向档案馆移交，任何单位和个人都不得据为己有。
第六条 声像档案的归档范围
（一）党政活动类声像材料，具体包括：
1.党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等党政团学方面重大会议的声像材料；
2.校庆、教师节、重大纪念日、庆祝日、先进事迹报告会等重大活动的声像材料；
3.国家、省市级领导来校视察、检查的声像材料；
4.学校领导参加教学、科研和接待等活动的声像材料；
5.专家、学者来校参观访问的声像材料；
6.省市代表团、兄弟院校代表团来校参观考察的声像材料；
7.校内民主党派重大活动的声像材料；
8.著名校友、各地校友会活动的声像材料。
（二）教学活动类声像材料，具体包括：
1.迎新、开学及毕业典礼等的声像材料；
2.教学评估检查、教学大会、教学成果鉴定、颁奖、领导听课、招生就业等活动的声像材料；
3.知名专家或名师授课、论文答辩会、多媒体教学等的声像材料；
4.学生军训、实习、考察、社团活动、社会实践及各种竞赛活动等的声像材料；
5.学生工作重要活动的声像材料；
6.历届毕业生合影、重要培训班集体合影；
7.毕业生电子注册照片。
（三）科研、学术活动类声像材料，具体包括：
1.学校主办、承办的省级以上学术活动，科技大会等的声像材料；
2.重大科研课题评审、鉴定会等的声像材料；
3.参加省级以上科技成果展览的声像材料；
4.学生开展科研和学术活动的声像材料；
5.本校研制、生产及产品使用情况的声像材料；
6.科研产品样品照，价值10万元以上仪器设备的样照、运行照。
（四）外事活动类声像材料，具体包括：
1.国际友人、专家学者及代表团来校参观访问的声像材料；
2.与国外学校、团体签署协议、备忘录等过程的声像材料；
3.外籍教师、工作人员、留学生在校教学、生活的声像材料；
4.学校主办、承办的国际性学术会议的声像材料；
5.学校派出国外、港澳台进行友好访问、考察、进修、留学等的声像材料；
6.授予国外、港澳台学者名誉职务的声像材料。
（五）校园建设类声像材料，具体包括：
1.学校各个时期的校园环境，包括：校门、校牌、楼宇、塑像等建筑物和校园风貌的照片；
2.重大基建项目开工、奠基、建设重要阶段、落成典礼和建造前旧址等的声像材料；
3.学校建设规划模型、校园平面图等照片。
（六）文体活动类声像材料，具体包括：
1.学校各类文艺演出的声像材料；
2.校运动会及各类体育竞赛的声像材料；
3.校运动队参加各级运动会、体育竞赛的声像材料；
4.学校举办的书画、摄影、图片等展览活动的声像材料。
（七）人物类声像材料，具体包括：
1.历任校领导任职期间的工作照及标准像；
2.知名教授、学科带头人、享受政府特殊津贴、省部级以上先进个人等人员的工作照及标准像。
（八）其他类声像材料，具体包括：
1.校内突发事件、自然灾害及抢险救灾现场的声像材料；
2.反映学校不同时期历史面貌的声像材料；
3.其他具有重要保存价值的声像材料。
第七条 声像档案的归档要求
（一）声像材料形成单位是声像档案立卷单位，活动结束后，要根据归档范围收集整理声像材料，按时向学校档案馆移交。
（二）全校性或其它重大活动的声像材料，由宣传部负责归档。
（三）材质与内容要求。归档使用的声像载体性能、质量，应符合国家有关规定，禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带、光盘为载体。照片必须用原图归档，单张容量大于1MB，做到构图合理、图像清晰，人物表情自然。其他声像材料必须是原版、原件，做到图像清晰、声音清楚，载体不磨损、无划伤，无病毒，内容完整、准确。
（四）文字说明要求。具体包括：
1.照片档案应简要说明事由、人物及其职务、时间、地点、摄影者，照片的编号应与文字说明编号相一致。毕业生合影和毕业生电子注册照片，应注明学院名称、专业班级、学生姓名等信息。
2.录音档案要标注事由、发言者及其职务、录制时间、地点、时长、格式、录制部门等，并附文字整理稿。
3.录像档案要标注事由、地点、放映时长、摄制日期、格式、摄制部门等。
（五）各单位形成的归档照片，应冲晒成5寸（特殊照片除外）大小，连同电子照片和文字说明，于次年6月底前向档案馆移交。毕业生合影和毕业生电子注册照片于当年11月底前向档案馆移交。重大事件或活动照片应随时归档。
（六）各单位形成的归档音像材料，收集整理后连同文字说明于次年6月底前向档案馆移交。重大事件或活动音像材料应随时归档。
（七）声像档案归档时，由移交部门填写移交目录，一式两份，交接双方根据移交目录清点、核对，并履行签字手续。
（八）档案馆应随时收集零散的具有保存价值的声像材料并归档。
第八条 声像档案的保管与利用
（一）为方便管理和查阅声像档案，档案馆应根据《高等学校档案实体分类法》编制声像档案档号和目录，制作封面标签。
（二）声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离能够形成磁场的电器设备设施。录音制品、录像制品、磁盘、光盘等声像档案载体应存放在防磁柜。
（三）定期核查库存声像档案，发现问题及时处理。照片、底片如发现发黄、发霉、变质、变形等现象，要及时进行清洗和技术处理。录像带、录音带如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。声像档案要定期转录复制，或按照有关技术标准进行数据转换。
（四）声像档案未经审批和鉴定，不得私自抽出、消磁和涂改。销毁声像档案，必须由档案馆和形成部门提出意见，经鉴定后报校长审批，并在案卷目录中注销。
（五）档案馆应按照学校档案利用制度，编制有关检索工具，方便利用者查阅。积极开展声像档案数字化工作，通过档案管理系统和校园网络，努力实现声像档案信息共享，提高利用效率，发挥宣传教育功能。
第九条 本办法由档案馆负责解释。
第十条 本办法自发文之日起施行，原《中国计量学院照片档案收集和归档管理办法》（量院办〔2006〕51号）同时废止。
中国计量大学办公室 2019年11月7日印发
