量学生〔2006〕16号
第一章 总 则
第一条 为切实做好学生档案管理工作，使我校学生档案管理工作更加科学化和规范化，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关学生管理工作的政策规定，特制定本规定。
第二条 本规定适用于我校普通高等教育全日制本科学生的档案管理工作。
第三条 学生档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。
第二章 档案管理职责
第四条 各二级学院、各有关部门应明确职责，认真落实学生档案管理工作。学生档案由各二级学院管理，学生处进行宏观指导、协调、监督。
第五条 各二级学院、各有关部门必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本单位学生管理制度中去，切实维护档案材料的真实、完整。
第六条 各二级学院应建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施和独立的学生档案室，确保档案的安全；研究和完善学生档案工作，逐步实现档案管理工作的科学化和现代化。
第七条 各二级学院应指定专人负责学生档案管理工作。学生档案管理员应忠于职守，能够严格遵守档案管理制度，具备专业知识。
第三章 学生档案材料的归档
第八条 归档内容
（一）中学阶段材料，包括党团组织材料、普通高校招生考生档案等。
（二）本科阶段材料，包括党团组织材料（入团材料、入党申请书、思想汇报、入党积极分子考察表、政审材料、入党志愿书、预备党员考察表和转正申请书等）、学生登记表、校级以上奖励材料、处分材料（违纪处分决定和送达通知）、学籍处理决定、学生学年鉴定表、更名材料（更名后的户籍证明）、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生就业通知书、毕业生体检表、国家助学贷款确认书、档案传递单等。
第九条 归档要求
（一）必须及时完成归档。
1、每学年初，二级学院建新生档案；接收和收集新生中学档案后，将学生登记表和中学档案归档。
2、每年年底前完成上一学年奖励材料和学年鉴定表的归档。
3、处分材料和其他需归档材料（如技术资格认定书等）及时归档。
4、学生毕业时，将党团组织材料、毕业生登记表、毕业生成绩单、毕业生就业通知书、毕业生体检表等归档。
（二）凡需归档的材料，应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成时间。文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
第四章 学生档案的保管
第十条 学生档案管理员应将学生档案按学号顺序排列，及时进行整理，以班级为单位专柜存放。学生档案管理员要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防档案的毁损、失散和泄密，并做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第十一条 学生档案的查、借阅
（一）非属工作需要，任何人不得查阅、借阅、复印学生个人档案。
（二）任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
（三）学生档案材料在校期间若需查阅和摘抄，必须履行登记和批准手续。因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、起草奖惩文件、政治审查等工作需要，校领导、党委组织部门、各院（系）党政负责人、团委和学工办教师可登记后查阅学生档案；因其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信和有效证件，经二级学院学生档案管理部门负责人批准后，方可查阅档案材料。
（四）查阅档案须在档案室由档案管理员陪同进行。
（五）档案一般不外借。如必须借出使用时，须由借阅部门开具借阅函，说明借阅理由，注明归还时间（借阅期限不超过5天），经学生档案管理负责人签字批准同意后方可借阅，且必须在规定期限内完好无损地归还。借阅学生档案时，应严格办理清点手续，对档案材料不得擅自处理，如有丢失由借阅人负责。
（六）查（借）阅学生档案，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添。
（七）档案不得擅自复印。因工作需要从档案中取证复印的，须经二级学院学生档案管理部门负责人同意批准后，方可复印。
（八）查阅档案应严格保密。
第五章 学生档案的转递
第十二条 学生处和二级学院学生档案管理员应按国家有关规定保管、传递学生的档案。学生处负责对新生档案进行接转；各二级学院学生档案管理员需及时整理学生档案，对转学、转专业、复学、退学、毕业的学生档案负责转接和寄送。
第十三条 学生档案管理员在转接、寄送学生档案前，须填写档案清单（即档案袋封面）；在寄送学生档案前，须填写《学生档案传递单》，并归入学生档案。
第十四条 学生档案必须由学生档案管理员通过机要部门寄送,不能由家长、学生本人或其他人员携带。如有特殊原因，经二级学院学生档案管理部门负责人批准同意后，由学生档案管理员送至接收单位。
第十五条 转学、转专业、复学的学生，从办理学籍变动起，档案转至接收院校或二级学院；开除、退学、死亡的学生，从办理学籍变动起，档案转回其生源所在地的人事部门（县级以上人事局）或家长（监护人）现居住所在地的档案管理部门（县级以上）；出国的学生，其档案关系需办理人事代理或转回其生源所在地的人事部门（县级以上人事局）。
第十六条 毕业生档案按毕业生就业报到证、就业协议书上签定的单位寄送；若考取研究生，凭入学录取通知书或调档函将其档案按录取院校地址寄送。
第十七条 未按时到用人单位报到或与用人单位解除协议的，被用人单位退回学校的毕业生档案，将其档案转回生源所在地的人事部门（县级以上人事局）。
第六章 附 则
第十八条 上级有关规定对本办法涉及事项另有规定的，按上级规定处理。
第十九条 本规定由学生处负责解释。
第二十条 本规定自发布之日起施行。
二〇〇六年十月二十三日
