各学院、各部门：
为了做好2020年度档案材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
一、根据学校档案管理办法（中量大办〔2019〕5号）要求，2020年度学校各项工作中形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料，各部门应进行整理组卷和系统著录，并按期向学校档案馆移交。各部门预立卷完成后，请与档案馆联系，档案馆将派人对部门组卷情况进行检查，确认后再进行系统著录。联系电话：86836112、86835716，QQ群号：80704336。
二、各部门应重视重大活动档案的收集整理，归档的文件材料须齐全、完整，做到应收尽收、应归尽归。拟文、行文符合《中国计量大学公文处理办法》及有关规定，格式统一、质地优良、书绘工整、用纸规范。文件材料产生日期、责任部门或责任人签章完整。部门形成的文件材料必须用原件归档，复印件原则上不得归档。纸质文件材料与电子文件材料同步归档。
三、归档的声像档案须是原图、原版，做到构图合理、图像清晰、声音清楚，说明文字详尽。归档的实物档案应附详细的文字说明，其中，获奖类文字说明包括获奖名称、获奖单位、获奖日期、颁奖单位；字画和礼品类等应说明物品名称、接收时间、地点、事由、赠送人、接收人等。归档的电子文件应符合《中国计量大学电子文件归档与电子档案管理办法》的规定。
四、立卷归档时间：要求在4月15日前完成预立卷和检查，6月30前将归档材料上交到档案馆。各部门的归档情况将作为本年度档案工作考评的主要依据。
五、其他说明事项
（一）需归档的校内发文，如有不齐全的，请到校办打印。
（二）需归档的上级来文，请关注校办通知前去领取。
（三）档案工作分管领导和档案员发生变动的部门，请及时做好工作交接，并将变动后的名单书面报至档案馆，我们将对新档案员进行立卷归档培训。
为保证2020年度档案材料立卷归档工作的顺利进行，请各部门提前安排并督促档案员按时完成本部门文件材料的立卷归档工作。
档案馆
2021年3月9日
