中国计量大学电子文件归档
与电子档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为适应学校信息化建设需要，规范我校电子文件归档与管理工作，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和国档案法》《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第14号）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法规定的电子文件，是指学校各部门在管理、教学、科研以及其它职能活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。本办法规定的电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第三条 学校各部门要明确电子文件归档管理工作的分管领导，并配备电子文件管理员，负责本部门电子文件的收集、积累、归档与移交工作。
第四条 学校档案馆是管理电子文件的归口单位，负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按要求管理归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作。
第五条 各部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，部门要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第六条 各部门在开发或改造本单位信息管理系统时，应事先与档案馆协商，做好电子文件“实时捕获”接口，保证电子文件的可靠性、完整性和可用性。
第七条 涉密电子文件归档和电子档案管理另行规定。
第二章 电子文件收集与积累
第八条 各部门在教学、科研、管理以及其它职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件均应列入收集积累范围。收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件等。
第九条 电子文件收集与积累要求
（一）主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，明确文件拟稿、核稿、签发等环节的责任者，落实必要的签字手续。对特别重要文件的历次草稿保存时，应以不同标识加以区别。
(二）文本文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文本文件应以XML、RTF、DOC、TXT为通用格式，归档后档案馆将其转换为PDF格式保存，确保电子文件的真实性和不可修改，并与原件一起保管。
（三）图像文件，通常以JPEG、TIFF为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。如采用非通用格式，应在收集时转换为通用格式，如无法转换，则一并收集相关软件。
（四）用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。
（五）影像文件或超媒体链接文件，应同时收集非通用格式和相关软件。视频和多媒体影像文件以MP4、AVI、MPG、FLV为通用格式。
（六）声音文件，应同时收集属性标识、参数和非通用格式的相关软件，音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（七）通用软件产生的电子文件，应同时收集软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，同时收集专用软件。
（八）数据库文件：计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
（九）对收集积累的电子文件应定期备份，并及时拷贝到移动磁盘或光盘上脱机保存，盘片上标注文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。
（十）收集积累的每份电子文件均应在电子文件归档登记表中登记，同时将登记表制成电子表格与电子文件一同存放。
第三章 电子文件归档
第十条 各部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案馆移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
第十一条 电子文件的归档范围和保管期限参照相关纸质文件的归档范围，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。各部门形成的其他有重要利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集积累归档。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。
第十二条 电子文件归档程序与要求
（一）应清点、核实电子文件的门类、形成年度、保管期限、件数及其元数据数量等。
（二）应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，包括：
1.电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合要求；
2.电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整；
3.电子文件与元数据格式符合要求；
4.以专有格式归档的,其要用软件、技术资料等齐全、完整；
5.加密电子文件已解密；
6.电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交；
7.电子文件无病毒,电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。
（三）档案馆应将清点、鉴定合格的电子文件及元数据导入档案管理系统预归档库,自动采集电子文件结构元数据,通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登记行为,登记归档电子文件。
（四）档案馆及相关部门应依据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写《中国计量大学电子文件归档登记表》（详见附件1），完成电子文件的归档。
第十三条 电子文件归档时间与归档方式
（一）各部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案馆归档,归档时间最迟不能超过电子文件形成后的次年6月。
（二）相关部门应基于安全的网络环境或专用离线存储介质,采用在线归档或离线归档方式，通过档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及元数据的归档。
（三）档案馆应结合业务系统、档案管理系统运行网络环境以及学校实际，确定电子文件及元数据归档接口并作出书面说明。
第四章 电子档案编目
第十四条 档案馆应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号。
（一）对整理阶段划定的电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认,对不合理或不准确的进行修正。
（二）在整理审核基础上,对电子档案、纸质档案重新排序,并依据排序结果编制档号。
（三）采用档号或唯一标识符作为要素为电子档案及其组件重命名,同时更新相应的计算机文件名元数据。
（四）按照相关标准对电子档案、纸质档案做进一步著录,准确地描述主题内容与形式特征。
（五）完成整理编目后,应将电子档案及元数据、纸质档案目录数据归入档案管理系统正式库,并按要求分类并有序地存储电子档案及其组件。
第十五条 档号编制要求
（一）档案馆应按照国家相关标准以及电子档案全程管理要求确定档号编制规则。
（二）档号应能唯一标识全宗内任一电子档案或纸质档案。
（三）以档号作为电子档案命名要素时,计算机文件名应能在计算机存储器中唯一标识、有序存储全宗内任意一件电子档案及其组件。
第五章 电子档案的保管、利用、统计
第十六条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。在制作保管载体时应将电子文件和电子文件元数据一起保存。
第十七条 归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T 15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》、DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术，其载体应直立存放于防磁、防光、防有害气体的装具中，温度控制在17℃～20℃；相对湿度控制在35%—45%。
第十八条 档案馆应对馆藏的电子档案进行定期检查，包括人工抽检和技术检测。人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案，每3年抽检1次，抽样率不低于10%。技术检测主要自动检测系统的在线电子档案数据，每年检测1次。在检查过程中发现问题，应及时采取补救措施。磁性载体上的电子文件，每4年要复制转存1次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。
离线存储介质所采用的技术即将淘汰时,应立即将存储的电子档案及元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质中。确认离线存储介质的复制、更新和转换等管理活动成功时,再按照相关规定对原离线存储介质实施破坏性销毁。对离线存储介质管理活动应登记到《中国计量大学电子档案离线存储介质管理登记表》（详见附件2）。
第十九条 电子档案利用
电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。档案馆应根据工作岗位、职责等要求在档案管理系统为利用者设置相应的利用权限，利用者应在权限范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及元数据。
电子档案及元数据的离线存储介质不得外借,应在档案馆的监控范围内使用。
对电子档案采用在线方式提供利用时,应遵守国家有关信息安全的相关规定,从技术和管理两方面采取严格的管理措施。
第二十条 电子档案统计
档案馆应按照档案统计年报要求及学校实际需要对各门类电子档案情况进行统计。
第七章 电子档案处置
第二十一条 电子档案鉴定与审查
（一）学校应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查,鉴定、审查程序应符合国家有关规定。
（二)档案馆根据学校档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定,必要时可协商相关职能部门。销毁鉴定意见经学校领导和主管部门审核、批准后方可实施。
(三）电子档案的解密审查应由档案馆、保密办共同实施,必要时可协商相关职能部门。解密审查意见经学校领导和主管部门审核、批准后方可实施。
(四）应根据电子档案所标密级并结合国家有关政策、要求,参照国家相关标准定期对涉密电子档案进行密级审查,实施解密、延长保密期限或提升密级等处置活动。
第二十二条 电子档案转换与迁移
（一）在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上,参照国家相关标准实施电子档案及其元数据的转换或迁移。
（二）出现以下但不限于以下情况时,应实施电子档案及其元数据的转换或迁移：
1.电子档案当前格式将淘汰或失去技术支持时,应实施电子档案或元数据的格式转换；
2.因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时,应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；
3.支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级、更新时,应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；
4.电子档案管理系统更新时,应实施电子档案及其元数据的迁移。
（三）在确信转换或迁移活动成功实施之后,根据学校实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。
（四）电子档案及其元数据库的转换、迁移活动应记录于电子档案管理过程元数据中,并填写《中国计量大学电子档案格式转换与迁移登记表》(详见附件3)。
（五）重新对经过格式转换后的电子档案及其元数据进行备份。
第二十三条 电子档案的销毁
（一）电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。
（二）应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案,档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。
（三）应销毁电子档案的离线存储介质,应对其实施破坏性销毁。实施销毁前,应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。
（四）属于保密范围的电子档案,其销毁应按国家保密规定实施。
（五）应填写《中国计量大学电子档案销毁登记表》，(详见附件4)并归档保存。
第十章 附则
第二十四条 基本术语解释
（一）元数据：指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
（二）组件：指构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。
（三）真实性：指电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
（四）可靠性：指电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
（五）完整性：指电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
（六）可用性：指电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
（七）业务系统：指形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
（八）电子档案管理系统：指对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
（九）采集：指对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。
（十）归档：指将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案馆提交的过程。
（十一）移交：指按照国家规定将电子档案的保管权交给国家档案馆的过程。
（十二）登记：电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子档案唯一标识符的行为。
（十三）转换：指在维护真实性、完整性和可用性前提下，将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一种格式的过程。
（十四）迁移：指在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。
第二十五条 本办法由档案馆负责解释，自发文之日起施行。
第二十六条 本办法未尽事宜，参照国家、浙江省其他有关电子文件的标准和规定。
