各二级学院、部、处，校直属单位：
为了做好2011年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
一、根据《中国计量学院各部门文件材料归档范围》的要求，将归档材料收集整理、预立卷。预立卷完成后，请与档案馆联系，档案馆将派人到部门（分院）对组卷情况进行检查，检查后再进行数据输入。联系电话：86836112。
考虑到部门（分院）组卷完成时间可能会相对集中，请兼职档案员组好卷后，及时与档案馆预约检查，以便我们安排人员。
二、归档材料必须做到书写工整、字迹清楚、质地优良，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，打印的材料，用纸须规范（要用新纸，不能用打印过的纸），归档要素须齐全（如档案材料的责任人、生成时间、部门公章等）。
三、归档的文件材料应是原件，复印件原则上不得归档。
四、立卷归档时间。要求在4月15日前完成预立卷和检查，本学期放假之前将归档材料上交到档案馆。
五、兼职档案员发生变动的部门（分院），请做好工作交接，并将变动后的人员名单书面报至档案馆；学校新成立的部门（学院），请将档案工作分管领导和兼职档案员一同报给档案馆，我们将对新档案员单独进行立卷归档培训。
为保证2011年度立卷归档工作的顺利进行，请各部门（分院）提前安排并督促兼职档案员按时完成本部门文件材料的立卷归档。
档案馆
