推进档案与电子文件备份工作是目前高校档案的一项重要任务。我校2012年启动了该项工作，日前，档案与电子文件备份一期工程已正式完成验收。
档案电子文件和数字档案登记备份工作是根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号），浙江省委办公厅、浙江省政府办公厅《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号），及浙江省教育厅关于我省开展教育电子文件和数字档案登记备份工作的通知等文件精神要求实施的一项工作。随着我校数字化校园工作的全面开展，档案电子化已成为必然趋势。同时，依赖计算机设备形成、传输和管理的电子化档案，具有易修改性、不稳定性和易损害等特点，电子档案的凭证性和安全性受到严重威胁。电子文件和数字档案登记备份工作是通过档案登记备份，实现档案证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能。
我校档案电子文件备份工作一期总共完成13.5万页纸质档案数字化加工，主要包括毕业生成绩单、新生录取名册等日常查阅率较高的档案资料和近5年的党群、行政档案。
为保证我校电子文件和数字档案登记备份工作的顺利实施，档案馆对数字化全工作过程采取“三核对”检查办法，即数字化前对实体档案的页号、题名等著录信息进行核对，保证原始档案的正确性和完整性；数字化过程中对形成的电子文件进行核对，保证扫描图像端正、清晰，还原度高；数字化结束后对电子文件的目录和档号再进行一次核对，确保电子文件的档号和现行的档案管理系统中的档号保持一致，能够顺利进行数据挂接。纸质档案数字化工作的开展让广大师生今后可以在电子文件的基础上对档案进行全文检索、利用，提高了档案使用效率，也满足了档案异地、异质备份的要求，有效保护了纸质档案原件，为全面实现数字档案馆打下重要基础。
档案与电子文件备份一期工程经过制订详实的实施方案，和稳步推进，为后续工作的推进积累了丰富的经验，取得了高质量成果，备份数据高质量得到了同行的认可。项目的实施得到了校领导、校办、计财、实验资产、现教中心等部门的关心与大力支持。
