中量大办〔2019〕5号
第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 学校档案记录和反映了学校的发展历程，是评估和衡量学校办学质量和管理水平的重要依据。档案工作是学校重要的基础性工作，应将其纳入学校整体发展规划和年度工作计划，纳入学校管理制度，纳入管理人员的职责范围（“三纳入”）；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作（“四同步”），加强对档案工作的领导和管理。
第四条 学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的综合开发利用，实现资源共享。各部门应定期向档案馆移交档案，任何部门和个人不得将应归档的材料据为己有或借故拖延归档。
第五条 学校保证必要的经费投入和人员配备，提供符合档案管理要求的档案库房，配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
第二章 管理体制与人员配备
第六条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校档案工作同时接受上级教育行政部门和上级档案行政部门的业务指导、监督和检查。
第七条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，负责全校档案工作的组织、协调和管理。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）建立健全学校档案工作网络，开展学校所属机构立卷归档的业务指导，开展档案工作人员的业务培训；
（四）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（六）组织实施数字档案馆和档案信息化建设；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）开展档案学术研究和交流活动，利用档案开展多种形式的宣传教育，发挥档案的文化教育功能；
（九）负责建立健全档案安全保密责任制度。
第八条 学校应当配备专职档案人员，列入学校事业编制，实行专业技术职务或职员聘任制，其编制数由学校根据实际情况确定。
第九条 学校各部门应明确一名负责人分管档案工作，建立健全部门档案管理制度，并配备相对稳定的部门档案人员，负责档案的收集整理和立卷归档。
第十条 部门分管档案工作负责人的主要职责是：
（一）贯彻执行学校档案工作规章制度，制订本部门档案工作制度规范，将档案工作纳入本部门工作计划和管理人员职责范围，定期布置、检查、总结、验收档案工作；
（二）组织本部门档案员及时整理档案材料和立卷归档，并对归档材料进行审核；
（三）督促本部门档案员认真履行职责，为开展档案工作提供必要条件，并及时解决问题。
第十一条 档案人员的主要职责是：
（一）遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能；
（二）贯彻执行学校档案工作规章制度，负责参与制订本部门档案工作制度规范，并组织实施；
（三）档案馆工作人员要开展档案业务指导，做好档案的接收、征集、分类、归档、管理、统计和数字化工作。部门档案人员要做好本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，制作卷内目录、案卷目录和移交目录，向档案馆移交，保证归档材料及时、完整、准确、系统；
（四）编制档案检索工具和编研材料，做好档案的提供利用和咨询服务工作；
（五）遵守国家的保密规定，保证档案的安全，做好库房管理和设施的维护及使用；
（六）积极参加学习培训，接受档案业务指导、监督和检查。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第十三条 学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理等的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理等的文件材料。
（三）教学类：主要包括反映学校招生、就业管理、学科建设、专业设置、教学管理、教学实践和教学研究活动等的文件材料。
（四）科研类：主要包括学校科研管理和各科研课题从科研准备到科研成果鉴定及推广应用等全过程形成的文件材料。
（五）基建类：主要包括学校基建管理和各工程项目（包括新建、扩建、改建、维修）等全过程形成的文件材料。
（六）仪器设备类：主要包括学校仪器设备管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进等工作中产生的文件材料。
（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版类：主要包括学校出版自行编辑出版的学报、校报以及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等文件材料。
（九）外事类：主要包括学校外事综合管理和派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的文件材料。
（十）财会类：主要包括学校在财务管理和会计核算中形成的文件材料。
（十一）声像类：主要包括上级领导来校视察、学校领导的重要活动、兄弟单位来校访问、学校各部门重要活动等的照片（包括原始电子文件）、录音（录像）带、影片、光盘等及有关文件材料。
（十二）实物类：主要包括学校获得校级以上的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书以及校际交往中学校接收的礼品、纪念品；学校机构更替废止无效的印章等。
（十三）人物类：主要包括我校历任主要校领导、二级教授以及省级以上荣誉称号获得者、杰出校友等在其学术研究、社会事务、日常生活等活动中形成的各种载体形式的文件材料及其捐赠的其他材料。
人物类档案以向个人征集、代管为主。
第十四条 学校实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。档案归档的要求是：
（一）学校部门档案人员应当按照归档要求，组织本部门的相关人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编制页号或件号，确定密级和保管期限。在档案管理系统进行信息著录，制作卷内目录和案卷目录，交本部门分管档案工作负责人审核，签署备考表，编制移交目录后向档案馆移交；
（二）归档的文件材料须是原件，格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求；
（三）由多个部门合作完成的项目，由主办部门立卷归档，向档案馆移交一套完整的档案材料，协作部门保存与承担任务有关的文件材料；
（四）学校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目，主办部门应向档案馆移交一整套档案；本校协助完成的项目，主办部门应向档案馆移交自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作。
第十五条 档案馆在接收档案时应依据移交目录仔细核对档案材料，按照规定的分类编号方案进行统一分类、编目、排列，并进行档案电子数据的接收、核录和纸质档案的数字化。
第十六条 档案材料归档的时间为：
（一）学校各部门应当在次年6月底前归档；
（二）各学院毕业生成绩单、毕业生登记表、优秀毕业论文等学籍档案以及毕业生合影照片等，应在毕业生离校后3个月内归档；
（三）基建类、科研类、专题性和成套性档案应在项目完成后3个月内归档；
（四）全校性重大活动档案应在完成后2个月内归档。
第十七条 学校教职工对其从事招生、教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
档案馆应当重视征集与学校有关的各种档案史料。
第十八条 学校有关部门对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行的鉴定、验收应通知档案馆参加。
第十九条 已归档材料需要补充、更改时，须由所在部门负责人审查核准并签署意见，交档案馆归档。
第二十条 各部门撤销、合并及人员调动时，应办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁。
第二十一条 档案馆应当按照国家有关规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十二条 档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色和霉变。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 档案馆应加强档案安全保密管理，落实档案安全保密的人防、物防、技防等相关措施，确保档案实体安全和信息安全。
第二十四条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案的开放和利用
第二十五条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。
属于下列情况之一的，不得对外开放：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十六条 学校各部门查阅本部门的重要档案，须经部门领导同意；查阅非本部门的重要档案，须经归档部门同意；课题组成员可查阅本课题档案，查阅非本人参与的课题档案，须经课题负责人同意。利用涉密档案，按照学校有关保密档案利用规定办理。
第二十七条 非学校部门和个人查阅学校开放范围内的档案，以及学校已毕业或肄业的人员查阅本人学籍档案材料，均须提供合法的身份证明；委托查阅的须提供含当事人合法身份证明的委托书，委托人持委托书和本人合法身份证明方可查阅。
第二十八条 档案馆一般不提供档案的原件借出服务，如有特殊需要，应经档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。对传统载体档案进行数字化的档案原件要妥善保管，一般不再提供利用。
第二十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 档案馆应设立专门的档案阅览室，编制必要的检索工具，提供计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
第三十一条 档案馆应积极开展档案的编研工作，并采取多种形式开展档案文化的挖掘与传播工作。
第五章 考核、奖励与处罚
第三十二条 学校应当建立健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识。对档案工作中成绩出色的部门和档案人员，给予表彰和奖励。
第三十三条 档案工作考评由学校办公室、档案馆会同有关职能部门组织实施，考核部门以立卷部门为对象，个人以全校档案人员为对象。档案工作考核纳入部门和个人年终考核范围，年度考核不合格的部门，其分管负责人和档案员年终考核不能评定为优秀。
第三十四条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法》实施办法规定的程序和处理办法给予处罚。
第六章 附 则
第三十五条 本办法由档案馆负责解释。
第三十六条 本办法自发布之日起施行。原《中国计量学院档案管理办法》（量院〔2012〕76号）同时废止。
中国计量大学办公室 2019年3月5日印发
