第一条 为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 学校应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第四条 档案馆负责会计档案工作的总体指导、监督和检查，以及移交档案馆的会计档案管理工作。计划财务处负责日常会计资料的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、使用和移交等工作，并对校内设置独立核算财务机构单位会计档案管理进行指导和监督。按照内部控制要求，计划财务处设立会计档案管理岗位，配备会计档案管理人员。会计档案管理人员及时接收会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料，按照归档范围和归档要求，分类整理，装订成册。
第五条 会计档案资料包括：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申请表、工资表及人员工资变动材料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。学校内部形成的和外部接收的符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子会计资料，同时满足《会计档案管理办法》《DA/T 94—2022电子会计档案管理规范》相关要求的，可以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第六条 计划财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第七条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由计划财务处临时保管一年，再移交档案馆保管。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第八条 会计档案移交
（一）临时保管期满，计划财务处编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限等内容，及时将会计档案移交档案馆。
（二）交接会计档案时，交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接双方部门负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人在会计档案移交清册上签章。
（三）纸质会计档案移交时保持原卷封装。电子会计档案移交时按国家档案管理有关规定一并移交元数据。特殊格式的电子会计档案与读取平台一并移交。档案馆接收电子会计档案时，对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。
第九条 档案馆应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行查（借）阅登记手续，严禁篡改和损坏。
档案馆保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
归档范围和保管期限可参照《中国计量大学综合档案分类方案、归档范围和保管期限表三合一制度》中相关规定。
第十一条 档案馆应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十二条 会计档案鉴定工作应当由档案馆牵头，组织计划财务处、审计处、纪检监察室等部门或人员共同进行。
第十三条 保管期满但尚未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十四条 保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）由计划财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
（二）由主管财务和档案的校领导分别在销毁清册上签署意见；
（三）销毁会计档案时，应当由审计处和计划财务处共同派员监销；
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管财务和档案工作的校领导。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案馆、计划财务处和信息技术中心共同派员监销。
第十五条 对会计档案使用和管理中存在的违法违规行为，学校依法责令改正，并按有关规定处理。
第十六条 本办法由档案馆负责解释，自印发之日起施行。上级主管部门另有规定的，按其规定执行。
