学校规章制度
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中国计量学院档案管理办法

日期:2006-09-04     阅读:1341次

                         量院2004154

第一章 总则

  第一条 为了加强对档案的科学管理,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规,结合我校档案工作的实际情况,制定本办法。

  第二条 学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

  第三条 学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

  第四条 学校实行部门和科研课题组立卷归档的制度,逐步做到“三纳入”(纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

 

第二章 管理体制及基本任务

  第五条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。由校分管领导主管,其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

  第六条 学校档案馆的基本任务和职责:

  (一)贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校的档案工作。

  (二)制订学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

  (三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

  (四)开展档案的开放和利用工作,主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务。

  (五)参加信息工作的整体化建设;负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

  (六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

  (七)培训学校专(兼)职档案工作人员业务。

  (八)开展档案的利用和宣传工作。

  (九)完成学校领导及学校办公室下达的其它工作。

  第七条 学校各二级学院、部、处和校直属单位,必须有一名负责人分管本部门的档案工作,并视情况配备专(兼)职档案管理人员,负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

 

第三章 档案工作人员

  第八条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

  第九条 学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

  第十条 学校档案工作人员实行专业技术职务或职员聘任制。

 

第四章 经费、库房和设备

  第十一条 学校根据档案工作发展的需要,按年度安排预算经费并单独立项。学校各职能部门应保证本部门档案基础工作所需的档案装具等设备。

  第十二条 根据档案工作规划以及档案馆建筑设计规范和设备的要求,加强档案库房及设备的建设。加快实施档案计算机管理和档案利用网络化。

 

第五章 文件材料的形成和归档

  第十三条 各单位档案人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累,工作结束时整理、立卷,并按归档要求,经本单位负责人审查合格后归档。

  第十四条 个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各类载体的文件材料,必须按规定向档案管理人员移交,任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠档案资料者,学校予以奖励。

  第十五条 学校档案馆要注意向国内外征集与学校有关的各类文件材料和资料。

 第十六条 学校有关部门对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须通知档案部门人员参加。

  第十七条 文件材料的归档范围分为十二类。(见中国计量学院文件材料归档范围)

  第十八条 档案归档的要求是:

  (一)实行部门和科研课题组立卷的制度,由主管业务部门统一归档。学校各二级学院、部、处和校直属单位均为立卷单位,分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷,并编写页号,填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限。

  (二)归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰,符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具和书写材料。

  (三)文件材料整理后,由各部门的档案人员组卷,并将立卷的案卷经本部门负责人审查签字后,编制移交清单,向学校档案馆移交归档。

  (四)由几个单位合作完成的项目,由主办单位立卷归档,保存一套完整的档案正本,协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

  第十九条 档案归档的时间为:

  (一)学校各单位(部门)原则上应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

  (二)各院系毕业生成绩总表和毕业照片(分班级),应在毕业生离校后三个月内归档。

  (三)基建项目、重大科研课题、专题性和成套性档案在完成两个月内归档,全校性重大活动,应在完成后的一个月内归档。

  第二十条 档案的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则为:

  (一)凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案,列为永久保存。

  (二)永久保管为50年以上,长期保管为16年至50年,短期保管为16年以内。

 

第六章 档案的管理

  第二十一条 学校档案馆在接收档案时,要依据移交清单仔细核对,并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

  第二十二条 档案的密级分为:“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

  第二十三条 已归档的档案材料需要补充、更改时,必须由所在部门负责人审查核准,并签署意见,交学校档案馆归档。

  第二十四条 单位撤销、合并及部门人员调动时,必须办理档案和文件材料交接手续,不得私自带走或销毁。

  第二十五条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况表。

  第二十六条 档案库房要坚固,做好“八防”工作(即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁)。

 

第七章 档案的开发和利用

  第二十七条 学校档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,逐步实现档案计算机管理,努力开发档案信息资源,积极主动做好提供利用工作。

  第二十八条 未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公开档案。

  第二十九条 学校各部门查阅本部门归档档案,经办人可直接到档案馆查阅,查阅非本部门归档的重要档案,须经归档部门同意;科研人员查阅科研档案,各课题组参与人员可查阅本课题档案,查阅非本人参与的课题档案,须经该课题负责人同意方可查阅。

 

第八章 档案的鉴定和统计

  第三十条 档案鉴定工作由学校档案馆和有关部门组成鉴定小组负责实施。

  第三十一条 销毁档案,应造具清册,经分管校领导批准后,鉴定小组指定两人以上进行鉴销,批准人、鉴销人都要在销毁档案清册上签字。

  第三十二条 学校档案馆指定专人负责统计工作,建立健全各门类档案台账,并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析,向上级有关部门报送档案统计数据。

 

第九章 考核、奖励和处罚

  第三十三条 学校建立档案工作检查和评估制度,对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表扬和奖励。

  第三十四条 建立健全档案工作年度考核制度,并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由学校办公室协调有关职能部门和业务部门进行,考核的单位以立卷部门为对象,个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位,其主管领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

  第三十五条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法给予处罚。

 

第十章 附 则

  第三十六条 本办法由学校档案馆负责解释

  第三十七条 本办法自公布之日起执行。原《中国计量学院档案管理办法》(量院办发[1997]164号)同时废止。

 

                                  

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