地方性法规
当前位置:首页 >> 法规制度 >> 地方性法规

高等学校档案工作规范(节选)

日期:2006-09-04     阅读:1179次
(1993年11月16日 国家教委发布,自1994年1月1日起执行)
第二章 高等学校档案部门业务建设规范
  1 引言
  1.1 为了加强高等学校档案部门的业务建设,做到门类齐全,结构合理。管理科学,有效服务,必须实行目标管理,使档案工作各个环节规范化。提高管理水平,更有效地保护及利用档案,为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度制定本规范。
  1.2 本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。
  1.3 本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。
  2 高等学校档案工作的基本原则
  2.1 高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案。
  2.2 高等学校档案工作是办好学校的重要基础之一,也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,档案工作是学校评估的重要内容之一。
  2.3 高等学校档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
  2.4 高等学校应严格实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
  2.5 高等学校应有一位领导分管档案工作,各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案,并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。
  2.6 高等学校要把档案工作列入学校计划,在人员、经费、库房、设备和各方面给予保证。
  2.7 高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理,逐步采用先进技术,大力开发档案信息资源,满足学校和社会的需要。
  3 高等学校档案部门的任务
  3.1 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作。
  3.2 制定本校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。
  3.3 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。
  3.4 开展档案的开放和利用工作。
  3.5 参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。
  3.6 参加档案工作协作,学术研究和交流活动。
  3.7 培训全校专(兼)职档案工作人员。
  3.8 开展档案宣传工作和利用者教育活动。
  3.9 完成学校领导交办的其他任务。
  4 高等学校档案部门的制度建设
  4.1 综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则、规定。
  4.2 立卷归档制度,包括校内各部门立卷要求,各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档方法。
  4.3 档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
  4.4 档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
  4.5 档案的统计制度,包括统计时间、项目、内容、办法。
  4.6 开放档案的利用制度,包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
  4.7 未开放档案的利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
  4.8 档案的鉴定制度,包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
  4.9 档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度,包括目标、职权、权限、任务、考核、奖惩措施等。
  5 高等学校档案干部素质要求
  5.1 高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。
  5.2 高等学校档案干部要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想、坚持四项基本原则,执行党和国家方针政策,公正廉洁、严守党和国家机密。
  5.3 高等学校档案干部要热爱档案专业,忠于职守。埋头苦干,全心全意为人民服务。
  5.4 高等学校档案干部要认真学习档案知识,管理科学知识,还要学习自然科学、社会科学方面的知识,刻苦钻研业务,以保证工作的顺利进行。
  5.5 各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件,关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定,一般不要轻易调离档案部门。
  6 档案的收集
  6.1 收集的范围
  6.1.1 学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料;
  6.1.1.1 《高等学校档案实休分类法》规定应归的档案:党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类文件材料;
  6.1.1.2 反映学校工作和活动的有价值的声像载体材料;
  6.1.1.3 征集国外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料;
  6.1.1.4 校内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可按征集、代管捐赠的方式处理。
  6.1.2 建国前学校的各类档案。
  6.1.3 并入学校的单位的档案。
  6.1.4 上级决定由本馆(室)保管的撤销单位的档案。
  6.2 立卷归档工作
  6.2.1 部门、课题组立卷归档是高校档案工人物基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。
  6.2.2 学校分管某个方面工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。
  6.2.3 全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
  6.2.4 立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归档。其他部门可向它们集中或靠扰。
  6.3 案卷的质量要求
  6.3.1 各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管利用。
  6.3.2 卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
  6.3.3 管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
  6.3.5 在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件要按永久、长期、短期先后排列
  6.3.5.1 确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;
凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;
凡在较短时期内对学校工作有查考价值 的,列为短期保管。
  6.3.5.2 对上级发来的文电、除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。
  6.3.6 卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
  6.3.7 立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立薄卷。
  6.3.8 卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上角加盖有单位名称、档案件号的戳记,并逐项填写。
  6.3.9 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化 ,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参考号。
  6.3.10 卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上,检查人应是立卷单位负责人。
  6.3.11 案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。
  6.3.12 要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制件与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。
  6.3.13 除有特殊要求的外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克发上较厚的牛皮纸制成的全封闭式,规格为300毫米X220毫米,厚度由各校自定,一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用纸为260毫米X185毫米、卡片为125毫米X75毫米,用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。
  6.4 归档的时间和手续
  6.4.1 党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。
  6.4.2 教学部门和能按教学年度归档的部门在次年寒假前归档。
  6.4.3 科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
  6.4.4 随时接收上级规定接收的档案。
  6.4.5 接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。
  7 档案的整理
  7.1 划分全宗
  7.1.1 档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。
  7.1.2 建国前档案有两个以上全宗的,按全宗分别整理。
  7.1.3 建国后各校形成的包括各门类和载体的档案,全宗名称不因学校名称变动而改变。
  7.2 档案的分类、编号、排架
  7.2.1 档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。
  7.2.2 检索分类是按专题、类别、系统揭示档案内容,属大范围组织检索工具的分类,其编号按《中国档案分类法—教育档案分类表》确定。
  7.2.3 实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴,综合记述的内容性质,对库存档案整理、编号,排架组织馆藏。
  7.2.4 档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度,按各类规范要求确定。
  7.2.5 档案分类、编号、排架,一经确定,不可随意变动。
  7.3 档案检索工具的编制
  7.3.1 案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。
  7.3.2 从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:档案馆(室)指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引,有条件的学校,还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片资料目录。
  8 档案的计算机管理
  8.1 档案部门应纳入学校自动化信息管理网络,积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。
  8.2 计算机档案管理系统应用软件的配套环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机软件编程语言为关系型数据库系统,输出设备为较先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
  9 档案的保管
  9.1 库房要求
  9.1.1 新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建设设计规划》,对于原有不合格库房,应按该规范要求逐步改造。
  9.1.2 库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
  9.1.3 库房标准温度为14—240C,标准相对湿度为45—60。
  9.2 档案部门应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要逐步设置计算机、复印机照相(翻动)机、录音机、去湿机、空调机、吸尘器等。
  9.3 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体、诊档号顺序排列。
  9.4 案卷应依档号顺序排放,库房柜架应编顺序号,各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。
  9.5 档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案。发现问题,及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
  9.6 声像载体档案的保管,按本规范第四章执行。
  10 档案的鉴定和统计
  10.1 档案部门要按规定进行鉴定
  10.1.1 档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定,对已满期的档案进行鉴定。
  10.1.2 在分管校长领导,档案部门和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定的方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人鉴定,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管校长批准后,方可存毁。
  10.1.3 销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。
  10.2 档案部门要确定专人负责统计。
  10.2.1 建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据,按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。
  10.2.2 按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
  10.2.3 对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。
  11 档案的开发利用
  11.1 档案部门人员要熟悉馆藏,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。
  11.1.1 要充分发挥各校优势,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,定期跟踪服务,提高其社会效益和经济效益。
  11.1.2 馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备,为利用者提供方便。
  11.2 珍贵档案应以复制件或微缩片代替原件提供利用。
  11.3 已建馆的学校,对馆藏档案,自形成之日起满三十年的,除未解密可需要控制使用部分外,均应按国家规定,报校长批准后,分期分批向社会开放,未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时,应持单位介绍信,经室主任或校办主任同意后,方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。
  11.3.1 对开放的档案,应认真审查内容,严格区分开放与控制利用的界限。
  11.3.2 利用开放档案,对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。
  11.3.3 开放档案,应别编目录和检索工具,供利用者检索。
  11.3.4 专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。
  11.4 利用手续
  11.4.1 凡利用馆(室)藏档案,均应按本馆(室)规定办理利用手续,填写《档案借阅登记簿》,对校外单位和有关人员还应照国家规定收费。
  11.4.2 利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留馆(室)存查。
  11.4.3 对借出档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。
  1.2 档案的编研和学术研究
  12.1 高校档案部门应加强编研工作,对档案资料进行研究整理,编辑出版,参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志,编写或配合有关编写重要参考资料。
  12.1.1 编研的重要参考资料包括:学校沿革表;历任校领导(含副职)职务名称及任免;学校各种基础数据汇编;年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编);重要档案史料汇编;重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等);重要会议简介等等。
  12.1.2 档案部门对编纂的各种汇编要注意把关,保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。
  12.2 高校档案部门要管好学校(校史)陈列室(馆)。加强与图书馆、博物馆(室)的联系,根据学校和社会需要,经校长批准,在适当时候通过展览和、新闻媒介公布一定数量的档案资料。
  12.3 档案部门应认真组织本单位学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,并起重要作用。
浙江省杭州市下沙高教园区学源街 | 电话:0571-86836112 | 邮编:310018
Copyright © 中国计量大学档案馆    备案:浙ICP备09065569号